«Für KI gibt es bei uns noch keine Regeln» — dieser Satz stimmt und führt trotzdem in die Irre. Ein eigenes Schweizer KI-Gesetz existiert tatsächlich noch nicht. Aber das Datenschutzgesetz ist technologieneutral formuliert: Es fragt nicht, mit welchem Werkzeug Personendaten bearbeitet werden, sondern nur, ob sie es werden. Sobald jemand einen Lebenslauf, eine Kundenmail oder eine Personalnotiz in ein KI-Werkzeug kopiert, gilt es — vollständig und ohne Übergangsfrist. Dieser Beitrag zeigt, was daraus folgt, welche vier Pflichten in der Praxis greifen und an welcher Stelle es in Betrieben am häufigsten schiefgeht.
In fünf Schritten zu einem geordneten KI-Einsatz
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1
Herausfinden, wer im Betrieb bereits KI nutzt
Fast immer wird schon gearbeitet, bevor jemand es entschieden hat — über private Konten, im Browser, ohne Absprache. Fragen Sie im Team offen und ohne Vorwurf nach: Wer nutzt was, wofür, und mit welchen Daten. Diese Bestandsaufnahme ist die Grundlage für alles Weitere, und sie fällt ehrlicher aus, wenn niemand eine Rüge erwartet.
Resultat: Eine Liste der tatsächlich genutzten Werkzeuge — nicht der offiziell erlaubten.
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2
Trennen, welche Daten hineindürfen und welche nicht
Legen Sie zwei Kategorien fest: unbedenklich (allgemeine Formulierungshilfe, öffentliche Informationen, eigene Marketingtexte) und heikel (Personendaten von Kundinnen, Mitarbeitenden und Bewerbenden, Gesundheitsdaten, Vertragsdetails Dritter). Eine Seite genügt. Wichtig ist nicht die Vollständigkeit, sondern dass die Grenze im Alltag erkennbar ist.
Resultat: Eine Regel, die man sich merken kann, statt einer Richtlinie, die niemand liest.
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3
Geschäftskonten einrichten und die Trainingsnutzung abschalten
Ersetzen Sie private Zugänge durch Geschäftskonten. Nur dort gibt es in der Regel eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung, und nur dort lässt sich die Verwendung der Eingaben zum Training zuverlässig ausschliessen. Prüfen Sie die Einstellung im Konto selbst und halten Sie fest, wann Sie das getan haben.
Resultat: Zugänge auf den Betrieb ausgestellt, Trainingsnutzung nachweislich deaktiviert.
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4
Den Einsatz ins Bearbeitungsverzeichnis aufnehmen
Wo Personendaten mit einem KI-Werkzeug bearbeitet werden, gehört das in das Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten — mit Zweck, Datenkategorien, Empfänger und der Angabe, ob Daten ins Ausland gehen. Wer bereits ein Verzeichnis führt, ergänzt eine Zeile. Wer keines hat, sollte hier ohnehin anfangen.
Resultat: Der KI-Einsatz ist dokumentiert und nicht nur geduldet.
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5
Datenschutzerklärung und Information nachziehen
Werden Daten von Kundinnen und Kunden betroffen, gehört der Einsatz in die Datenschutzerklärung: wofür, mit welchem Dienst, und ob die Bearbeitung im Ausland stattfindet. Bei Bearbeitungen mit hohem Risiko — etwa der Vorsortierung von Bewerbungen — kommt eine Datenschutz-Folgenabschätzung dazu.
Resultat: Was intern gilt, steht auch nach aussen — und deckt sich mit der Praxis.
Warum «es gibt noch kein KI-Gesetz» in die Irre führt
Der Satz stimmt für sich genommen. Die Schweiz hat kein Gesetz, das speziell künstliche Intelligenz regelt; erste Vernehmlassungsvorlagen werden bis Ende 2026 erwartet. Was daraus aber gerne gefolgert wird — dass bis dahin nichts gilt — ist falsch.
Das Datenschutzgesetz, das seit dem 1. September 2023 in Kraft ist, wurde bewusst technologieneutral geschrieben. Es beschreibt nicht, welche Werkzeuge erlaubt sind, sondern wie mit Personendaten umzugehen ist — unabhängig davon, ob das mit einer Excel-Tabelle, einer Datenbank oder einem Sprachmodell geschieht. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte hat das ausdrücklich festgehalten: Generative KI als solche fällt nicht unter das Gesetz, aber sobald Personendaten bearbeitet werden, ist es unmittelbar anwendbar.
Praktisch heisst das: Die Regeln, die Sie für Ihre Kundendatenbank kennen, gelten auch für das Chatfenster. Nur merkt es dort niemand, weil kein Formular ausgefüllt und keine Datei hochgeladen wird — es wird nur etwas eingefügt.
Der Moment, in dem es rechtlich relevant wird
Die Schwelle ist niedriger, als die meisten annehmen. Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Ein paar Beispiele aus dem Alltag eines KMU:
- Eine Reklamation wird ins Chatfenster kopiert, damit die Antwort freundlicher klingt — Personendaten übermittelt.
- Ein Lebenslauf wird zusammengefasst, um Zeit zu sparen — Personendaten übermittelt, und zwar solche eines Bewerbers, der davon nichts weiss.
- Eine Gesprächsnotiz über einen Mitarbeitenden wird in eine Beurteilung umformuliert — Personendaten übermittelt, hier sogar besonders heikle.
- Ein Werbetext für ein neues Produkt wird entworfen — keine Personendaten, solange keine Namen darin vorkommen.
Die letzte Zeile ist wichtig: Nicht jeder KI-Einsatz ist ein Datenschutzfall. Der grösste Teil dessen, was in Betrieben tatsächlich gemacht wird — formulieren, zusammenfassen, übersetzen, strukturieren —, kommt ohne Personendaten aus, wenn man ein wenig darauf achtet. Genau darin liegt die wirksamste Massnahme.
Die vier Pflichten, die konkret greifen
Werden Personendaten bearbeitet, sind es im Kern vier Dinge, die ein KMU betreffen.
Transparenz
Betroffene müssen wissen, was mit ihren Daten geschieht. Für die Website heisst das: Der KI-Einsatz gehört in die Datenschutzerklärung, mit Zweck und Empfänger — nicht als Floskel, sondern so, dass jemand daraus erkennt, was passiert. Für Mitarbeitende und Bewerbende gilt dasselbe, dort über die üblichen Informationswege.
Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten
Wer Personendaten bearbeitet, führt darüber ein Verzeichnis. Ein KI-Werkzeug, in das regelmässig Kundenanfragen oder Bewerbungen gelangen, ist eine Bearbeitungstätigkeit wie jede andere und gehört hinein — mit Zweck, Datenkategorien, Empfängern und der Angabe, ob die Bearbeitung im Ausland stattfindet.
Auftragsbearbeitung
Ein KI-Anbieter, der in Ihrem Auftrag Personendaten bearbeitet, ist Auftragsbearbeiter — dieselbe Rolle wie Ihr Hosting-Anbieter. Es braucht also eine entsprechende Vereinbarung, und Sie müssen sich vergewissern, dass der Anbieter die Daten angemessen schützt. Die grossen Anbieter stellen solche Vereinbarungen für Geschäftskonten bereit. Bei kostenlosen Privatzugängen gibt es sie meist nicht — was einer der Gründe ist, warum die private Anmeldung für geschäftliche Daten problematisch ist. Wie dieselbe Frage beim Hoster aussieht, steht in unserem Beitrag zu DSGVO- und nDSG-konformem Hosting.
Folgenabschätzung bei hohem Risiko
Bringt eine Bearbeitung ein hohes Risiko für die betroffenen Personen mit sich, ist vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig — eine dokumentierte Prüfung, worin das Risiko besteht und was Sie dagegen tun. Bei KI trifft das vor allem Anwendungen, die Menschen bewerten oder sortieren: Bewerbungen vorfiltern, Leistung beurteilen, Kreditwürdigkeit einschätzen. Ein Werkzeug, das Textbausteine formuliert, fällt in aller Regel nicht darunter.
Die Bekanntgabe ins Ausland
Fast alle grossen KI-Dienste verarbeiten ausserhalb der Schweiz. Das ist nicht verboten, aber es ist eine Bekanntgabe ins Ausland und braucht eine Grundlage — entweder ein Land mit angemessenem Datenschutz oder vertragliche Garantien wie Standardvertragsklauseln. Praktisch bedeutet das für ein KMU: nachsehen, wo der gewählte Dienst verarbeitet, ob eine solche Grundlage vorliegt, und es aufschreiben. Die Anbieter dokumentieren das in ihren Vertragsunterlagen für Geschäftskunden.
Wer diese Frage ganz vermeiden will, muss die Verarbeitung im eigenen Haus behalten. Das geht mit offenen Modellen — aber nicht auf beliebiger Hardware, wie wir in unserem Beitrag Welches KI-Modell wofür ausführen: Grosse Sprachmodelle brauchen Grafikprozessoren mit viel Speicher, die in gewöhnlichen Miet-Servern nicht stecken. Kleine offene Modelle für abgegrenzte Aufgaben laufen dagegen auch auf normaler Serverhardware.
Woran es in der Praxis scheitert
Nach unserer Erfahrung liegt das Problem selten in fehlenden Regeln, sondern in drei anderen Punkten.
Es wird längst gearbeitet, bevor jemand entschieden hat. Mitarbeitende nutzen KI mit privaten Konten, weil es hilft und niemand es verboten hat. Wer erst einmal fragt, wer was nutzt — ohne Vorwurf —, bekommt ein realistischeres Bild als aus jeder Richtlinie.
Die Richtlinie ist zu lang, um zu wirken. Ein achtseitiges Papier wird gelesen und vergessen. Zwei Kategorien, die man sich merken kann — was hineindarf und was nicht —, wirken im Alltag mehr.
Niemand hat die Einstellung geprüft. Ob ein Anbieter Eingaben zum Training verwendet, steht nicht nur in den Bedingungen, sondern auch als Schalter im Konto. Beides gehört angesehen, und das Datum der Prüfung notiert.
Was noch kommt
Eine schweizerische Regulierung ist in Arbeit, erste Vernehmlassungsvorlagen werden bis Ende 2026 erwartet. Wer in der EU tätig ist, hat zusätzlich den EU AI Act im Blick zu behalten, dessen Pflichten sich nach dem Risiko der jeweiligen Anwendung richten. Was dabei auf KMU zukommt, haben wir in unserem Beitrag zu den KI-Regeln für die Schweiz beschrieben.
Für heute gilt: Wer die fünf Schritte oben geht, steht auch dann nicht schlecht da, wenn neue Regeln kommen. Denn was sie verlangen werden — wissen, was man einsetzt, und aufschreiben können, warum —, ist genau das, was ohnehin schon nötig ist.
Häufige Fragen
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Gilt das Schweizer Datenschutzgesetz überhaupt für KI?
Ja, sobald Personendaten bearbeitet werden. Das seit dem 1. September 2023 geltende Datenschutzgesetz ist technologieneutral formuliert — es unterscheidet nicht nach Werkzeug. Der EDÖB hat das ausdrücklich klargestellt: Generative KI als solche unterliegt dem Gesetz nicht, aber in dem Moment, in dem Personendaten hineingegeben oder ausgegeben werden, ist es unmittelbar anwendbar. Ein separates KI-Gesetz braucht es dafür nicht.
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Was zählt beim KI-Einsatz als Personendaten?
Jede Angabe, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person bezieht. Der Name in einer Kundenmail, ein Lebenslauf, ein Kündigungsschreiben, Gesprächsnotizen über einen Mitarbeitenden, eine Kundenliste mit Adressen. Auch scheinbar harmlose Fälle zählen: Wer eine Reklamation in ein Werkzeug kopiert, um eine freundliche Antwort formulieren zu lassen, hat Personendaten übermittelt — auch wenn nur ein Vorname darin steht.
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Brauche ich einen Vertrag mit dem KI-Anbieter?
Wenn er in Ihrem Auftrag Personendaten bearbeitet, ja — dann ist er Auftragsbearbeiter, und es gilt dasselbe wie bei einem Hosting-Anbieter. Die grossen Anbieter stellen für Geschäftskonten entsprechende Vereinbarungen bereit; bei kostenlosen Privatzugängen gibt es sie in der Regel nicht. Das ist einer der Gründe, warum die private Anmeldung eines Mitarbeitenden für geschäftliche Daten heikel ist.
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Darf ein Anbieter meine Eingaben zum Training verwenden?
Das hängt vom Tarif ab und ist der Punkt, den man ausdrücklich prüfen sollte. Bei Geschäfts- und API-Zugängen ist die Verwendung zum Training üblicherweise ausgeschlossen oder abschaltbar, bei kostenlosen Zugängen oft nicht. Prüfen Sie die Einstellung im Konto, nicht nur die Aussage auf der Produktseite — und halten Sie fest, wann Sie es geprüft haben.
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Muss ich in der Datenschutzerklärung erwähnen, dass wir KI einsetzen?
Wenn dabei Personendaten Ihrer Kundinnen und Kunden bearbeitet werden, gehört das zur Informationspflicht — ebenso wie die Angabe, ob Daten ins Ausland gehen. Ein Satz, der «wir setzen KI ein» sagt, ohne Zweck und Empfänger zu nennen, genügt dafür nicht. Beschreiben Sie, wofür Sie es einsetzen und wohin die Daten dabei gelangen.
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Was ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung, und brauche ich eine?
Eine dokumentierte Vorabprüfung, ob eine geplante Bearbeitung ein hohes Risiko für die betroffenen Personen bringt — und was Sie dagegen tun. Nötig wird sie bei hohem Risiko, etwa bei umfangreicher Bearbeitung besonders schützenswerter Daten oder bei systematischer Bewertung von Personen. Ein KI-Werkzeug, das Bewerbungen vorsortiert oder Mitarbeitende bewertet, fällt eher darunter als eines, das Textbausteine formuliert.
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Reicht es, wenn ich Namen vor der Eingabe entferne?
Es hilft erheblich, löst aber nicht jeden Fall. Entscheidend ist, ob die Person noch bestimmbar bleibt — und das kann sie auch ohne Namen sein, etwa über Funktion, Standort und Zeitpunkt zusammen. Für viele Alltagsaufgaben ist konsequentes Weglassen trotzdem die wirksamste einzelne Massnahme, weil sie die Frage gar nicht erst entstehen lässt.
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Was gilt, wenn wir auch in der EU tätig sind?
Dann kommt neben dem Schweizer Recht die DSGVO in Betracht, und je nach Einsatzart zusätzlich der EU AI Act. Dessen Pflichten richten sich nach dem Risiko der Anwendung und treffen längst nicht jeden KI-Einsatz. Wer Waren oder Dienstleistungen in der EU anbietet, sollte diesen Punkt aber nicht überspringen.