Es ist eine bequeme Einrichtung, die in vielen kleinen Betrieben läuft: Die Firmenadresse info@firma.ch liegt beim Hoster, gelesen und beantwortet wird sie aber in Gmail. Gmail holt die Nachrichten dafür alle paar Minuten per POP ab. Wer zusätzlich Gmailify eingeschaltet hat, bekommt dazu den Spamfilter und die Kategorien von Gmail.
Beides stellt Google ein. Laut der Hilfeseite von Google ruft Gmail künftig keine Mails aus fremden Postfächern mehr per POP ab. Die Einstellung «Nachrichten von anderen Konten abrufen» verschwindet aus Gmail am Computer, und Gmailify fällt ganz weg.
Wann es so weit ist
Neue Abrufe lassen sich schon seit dem Frühjahr nicht mehr einrichten. Wer den Abruf bereits nutzt, kann das laut Google noch bis Januar 2027. Einen genauen Tag nennt Google nicht, und der Termin wurde schon mehrmals verschoben. Mails, die bis dahin abgeholt wurden, bleiben in Gmail.
Ob Sie betroffen sind, sehen Sie in Gmail am Computer unter «Einstellungen», Reiter «Konten und Import». Steht dort unter «Nachrichten von anderen Konten abrufen» eine Adresse, läuft der Abruf.
Was Google als Ersatz anbietet
Die Gmail-App auf dem Telefon. In der App für Android, iPhone und iPad lässt sich die Firmenadresse per IMAP einbinden. Das funktioniert, aber nur dort. In Gmail am Computer gibt es diesen Weg nicht.
Eine Weiterleitung beim bisherigen Anbieter. Der Hoster leitet jede eingehende Mail an die Gmail-Adresse weiter. Das ist schnell eingerichtet und sieht aus wie die einfachste Lösung. Sie hat aber zwei Tücken, die Google in seinen eigenen Richtlinien beschreibt.
Erste Tücke: Die Weiterleitung fällt durch die Prüfung
Wenn eine Mail ankommt, prüft Gmail, ob sie wirklich vom angegebenen Absender stammt. Bei einer weitergeleiteten Mail schlägt eine dieser Prüfungen, SPF, häufig fehl, weil die Mail nun von Ihrem Hoster kommt und nicht mehr vom ursprünglichen Absender. So steht es bei Google selbst.
Ob die Mail trotzdem ankommt, hängt dann an der zweiten Prüfung, der digitalen Signatur DKIM. Signiert der ursprüngliche Absender seine Mails, übersteht das die Weiterleitung meistens. Signiert er nicht, und hat er gleichzeitig festgelegt, dass ungeprüfte Mails abzulehnen sind, landet die Nachricht im Spam oder kommt gar nicht an. Das ist kein häufiger Fall, aber einer, den man erst bemerkt, wenn eine Kundenanfrage fehlt.
Zweite Tücke: Weitergeleiteter Spam fällt auf Sie zurück
Eine Weiterleitung leitet alles weiter, auch den Spam, der an info@firma.ch geht. Google warnt ausdrücklich: Werden weitergeleitete Mails als Spam markiert, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass künftige Mails Ihrer Domain ebenfalls im Spam landen. Google empfiehlt deshalb, Spam schon vor der Weiterleitung auszusortieren.
Mit anderen Worten: Wer eine Weiterleitung ohne Spamfilter davor einrichtet, riskiert, dass die eigenen Mails an Kunden schlechter ankommen.
Was jetzt zu tun ist
Nachsehen, ob der Abruf läuft. Der Blick in «Konten und Import» dauert eine Minute.
Eine der drei Lösungen wählen. Erstens: die Firmenadresse in einem Mailprogramm am Computer (Outlook, Thunderbird, Apple Mail) und in der Gmail-App auf dem Telefon per IMAP einbinden. Das ist der sauberste Weg. Zweitens: eine Weiterleitung, dann aber mit Spamfilter davor. Drittens: die Firmenadresse ganz zu Google umziehen, wenn ohnehin alles dort läuft.
Nicht bis Januar warten. Google nennt keinen genauen Tag. Wer erst umstellt, wenn keine Mails mehr kommen, merkt es an den Anfragen, die fehlen.