Anfang September hat die Bundeskanzlei bekanntgegeben, dass die Machbarkeitsstudie für einen souveränen Arbeitsplatz erfolgreich abgeschlossen ist. Ab Ende 2027 sollen rund 3000 Mitarbeitende der Bundesverwaltung ohne Microsoft 365 arbeiten können.
Die Bausteine sind alle quelloffen und alle in Europa entwickelt:
Dokumente Collabora Online
Mail und Kalender Open-Xchange
Dateien Nextcloud
Projekte OpenProject
Video Jitsi
Chat Element
Seither steht in vielen Meldungen sinngemäss: Die Schweiz steigt aus. Das ist verkürzt — und für einen Kleinbetrieb, der daraus einen Schluss für sich zieht, in die falsche Richtung verkürzt.
Drei Zahlen, die in den Meldungen fehlen
Neun Millionen Franken. So viel kostet die erste Phase. Nicht das Projekt, die erste Phase.
Dreitausend Arbeitsplätze. Das sind 3000 Franken pro Platz. Zum Vergleich: Eine Microsoft-365-Lizenz für einen Mitarbeitenden kostet je nach Paket 150 bis 300 Franken im Jahr.
Und die entscheidende: parallel. Die neue Lösung läuft neben Microsoft 365, nicht an dessen Stelle. Der Bund bezahlt in dieser Phase beides.
Damit ist klar, was dort passiert: kein Ausstieg, sondern der Aufbau einer zweiten Möglichkeit. Das ist eine vernünftige Entscheidung für eine Verwaltung, die aus geopolitischen Gründen nicht von einem einzigen ausländischen Anbieter abhängen will. Es ist keine Vorlage für einen Betrieb mit zehn Leuten.
Was die Stadt Zürich herausgefunden hat
Noch aufschlussreicher ist eine Prüfung, die schon weiter ist. Die Stadt Zürich hat openDesk getestet, eine vergleichbare Zusammenstellung, und im Mai berichtet.
Das Ergebnis in einem Satz: Die Grundfunktionen laufen. Mail, Chat, Videokonferenz, Dateiablage — das alles funktioniert.
Was fehlt, ist die Liste, die man vorher nicht auf dem Zettel hat:
keine mobilen Apps
keine Automatisierung von Abläufen
keine Telefonie
keine Geräteverwaltung
keine der Sicherheitsdienste, die bei Microsoft 365 im Preis stecken
Der erste Punkt ist für die meisten Betriebe der Show-Stopper. Wer im Aussendienst arbeitet, auf der Baustelle steht oder zwischen zwei Terminen die Mail liest, braucht eine App auf dem Telefon. Ein Webzugang im Browser ist kein Ersatz, und das merkt man nicht in der Bewertung, sondern in der dritten Woche.
Der letzte Punkt ist der teuerste. Bei Microsoft 365 sind Virenschutz, Anhangsprüfung und Zugriffsschutz im Abopreis enthalten. Fallen sie weg, fallen sie nicht weg — sie müssen einzeln eingekauft werden. Das taucht in keinem Preisvergleich auf, der nur Lizenzkosten gegenüberstellt.
Warum der Vergleich trotzdem nicht gegen Sie spricht
Bis hierhin klingt es nach einer Absage. Ist es nicht — es ist eine Absage an das Alles-oder-nichts.
Der Bund muss den Vollausbau angehen. Seine Anwendungen hängen ineinander, seine Anforderungen sind gesetzlich vorgegeben, und die Abhängigkeit soll grundsätzlich enden. Ein Kleinbetrieb hat diese Lage nicht. Er darf sich die Stücke herausnehmen, bei denen Aufwand und Nutzen stimmen, und den Rest lassen.
Und ein Stück sticht heraus.
Die E-Mail ist der Teil, der sich lohnt
Von allen Bestandteilen eines Arbeitsplatzes ist die E-Mail derjenige, der am wenigsten mit anderem verzahnt ist. Sie spricht mit offenen Standards, sie funktioniert mit jedem Programm, und der Wechsel des Anbieters ist ein Vorgang, den es seit dreissig Jahren gibt. Kein Vergleich zu einer Tabellenkalkulation mit gewachsenen Makros.
Gleichzeitig steckt in ihr das meiste, was schützenswert ist: Kundennamen, Offerten, Rechnungen, Krankmeldungen, Kündigungen. Wer wissen will, was ein Betrieb tut, liest dessen Postfach.
Wenn Sie also einen Schritt in Richtung Unabhängigkeit machen wollen, ist es dieser. Nicht weil er ideologisch der wichtigste wäre, sondern weil er von allen das beste Verhältnis zwischen Aufwand und Wirkung hat.
Wir betreiben unser Mail-Hosting auf Servern in der Schweiz — das ist kein Zufall, sondern genau diese Überlegung. Was dagegen spricht, gehört aber dazu: Wer Teams, SharePoint und die gemeinsame Dateiablage von Microsoft nutzt, reisst mit dem Postfach ein Stück aus einem zusammenhängenden System. Das kann man tun, man sollte es aber wissen, bevor man anfängt.
Was Sie jetzt sinnvollerweise tun
Nichts überstürzen. Der Bund braucht bis Ende 2027 und gibt dafür neun Millionen aus. Wer glaubt, das an einem Wochenende nachzubauen, unterschätzt es.
Aufschreiben, was Sie tatsächlich nutzen. Nicht, was im Abo enthalten ist — was benutzt wird. Erfahrungsgemäss sind das drei bis vier Dinge, und der Rest wird mitbezahlt. Diese Liste ist die Grundlage für jede Entscheidung, und sie kostet eine halbe Stunde.
Beim nächsten Wechsel prüfen, nicht dazwischen. Steht ohnehin eine Erneuerung an — neue Geräte, ein Serverwechsel, das Ende einer Vertragslaufzeit —, ist das der Moment. Eine laufende Umgebung ohne Anlass umzubauen, kostet mehr, als es einbringt.
Und wenn Sie ohnehin gerade vor einer Frist stehen: Zum Supportende von Office 2021 haben wir vor ein paar Tagen die drei Wege beschrieben. Der hier ist ein vierter — aber einer, der mehr Vorbereitung braucht als die anderen drei zusammen.